Skjalastefna skrifstofu Alþingis
Tilgangur
Tilgangur skjalastefnu skrifstofu Alþingis er að tryggja skýrt verklag um meðferð og varðveislu skjala þingsins þ.m.t. hvers konar gögn, jafnt rituð sem í öðru formi, er hafa að geyma upplýsingar og hafa orðið til, borist eða verið viðhaldið í tengslum við starfsemi og rekstur Alþingis. Skjalastefnan tekur mið af því að Alþingi ber ábyrgð á eigin skjölum, sbr. 14. gr. laga um opinber skjalasöfn nr. 77/2014 og 94. gr. laga um þingsköp Alþingis nr. 55/1991.
Ábyrgð
Skrifstofustjóri Alþingis ber ábyrgð á útfærslu stefnunnar með setningu verklagsreglna. Stefnan tekur til allra skjala Alþingis og nær til alls starfsfólks sem kemur að móttöku, myndun og varðveislu skjala og á einnig við um þau skjöl þingflokka og þingmanna sem óskað er eftir að skrifstofan taki til varðveislu.
Skrifstofustjóri felur skjala- og gæðastjóra ábyrgð á að unnið sé eftir skjalastefnu og verklagsreglum. Skjala- og gæðastjóri hefur umsjón með rafrænu skjalakerfi skrifstofunnar og leiðbeinir starfsfólki. Þá hefur skjala- og gæðastjóri umsjón með frágangi skjala á pappírsformi og tryggir aðgengi að þeim í skjalasafni þingsins.
Stjórnendur bera, hver á sínu sviði, ábyrgð á að unnið sé samkvæmt skjalastefnu skrifstofunnar. Upplýsingatæknideild viðheldur tækni sem rafrænt skjalakerfi skrifstofunnar byggist á.
Markmið
- Að öll skjöl séu varðveitt á öruggan hátt, þau skráð í málaskrá og langtímavarðveisla sé tryggð.
- Að aðgangsstjórnun skjala sé markvisst beitt í þeim tilgangi að auka öryggi gagna.
- Að skráning skjala sé með þeim hætti að leit að skjölum sé skilvirk.
- Að grisjun skjala sé í samræmi við reglur og áætlun sem skrifstofan setur þar um.
- Að samræmdar verklagsreglur gildi um myndun, varðveislu og aðgengi að skjölum.
Tilvísanir
Skjalastefna skrifstofunnar byggir á eftirfarandi:
- Málalykli er gildir fyrir málasafn skrifstofu Alþingis.
- Skjalastaðlinum ÍST ISO 15489.
- Reglum sem skrifstofustjóri Alþingis setur í samræmi við skjalastefnu þessa.
